A pesar de que en el entorno de trabajo es cada vez sea más común que todos los documentos estén digitalizados y se almacenen en la nube, en ocasiones es imprescindible tener esa documentación de forma física y a mano en todo momento. Es por ello que los muebles para organizar documentos se conviertan en mobiliario clave

A la hora de elegir muebles para organizar documentos, tendrás que tener en cuenta que hay distintos modelos, desde armarios a archivadores, que se pueden ajustar perfectamente a tus necesidades y espacio

1. El espacio físico de trabajo

El primer dato que hay que tener en cuenta a la hora de elegir muebles para organizar documentos es el espacio que tenemos para ubicar nuevos muebles para el almacenamiento de archivos físicos

Tras ello, hay que ver qué mobiliario para organizar documentos se adapta mejor a ellas y luego saber distribuirlos de forma correcta para lograr facilitar la dinámica de trabajo y agilizar las tareas de búsqueda de papeles. Es recomendable que una vez instalados todos los muebles de archivo, en la habitación exista el suficiente espacio para caminar sin obstáculos y que esta dé una sensación de libertad. 

Si hay una gran amplitud de espacio, puedes optar por incorporar un armario archivador de metal. Esta es una de las soluciones más eficaces, ya que permite concentrar todos los documentos en un mismo espacio y tenerlos bien organizados, además de clasificados según corresponda. Por lo general este modelo de mueble lleva cajones y cerradura, en algunos casos, para proteger todavía más los documentos guardados. 

Por el contrario, si contamos con un espacio acotado, los bucks o cajoneras de oficina son una opción a tener en cuenta. Estos se pueden ubicar en el lateral o debajo de la mesa de oficina, lo que hará que no debas moverte de tu espacio de trabajo para buscar archivos, manteniendo la concentración. Los bucks de melamina de ACTIU incorporan ruedas, por lo que podrás moverlos a cualquier rincón de forma sencilla.

2. El tipo de documentación

Además del espacio que disponemos, otro aspecto importante a la hora de definir el mobiliario para organizar archivos es la función que va a desempeñar. En el caso de querer almacenar papeles de uso cotidiano que queremos tener a mano, lo ideal es tener una cajonera y ubicarla lo más cerca posible de nuestro puesto de trabajo.

Por el contrario, si no queremos que los documentos estén a la vista o son archivos que no se consultan frecuentemente, puedes optar por armarios y archivadores de gran tamaño. En el caso especial de que se trate de documentación sensible e importante, es recomendable que tengan cerradura para que estén en un lugar seguro.

3. Estética

No debemos olvidarnos de la parte estética a la hora de elegir muebles para organizar documentos. Tanto el material del mobiliario como su estética pueden aportar mucho en la sala si se combinan acertadamente. Por ejemplo, un armario de madera es un elemento ideal para una oficina clásica y una cajonera de melamina puede aportar un look moderno.  

También hay que tener en cuenta el resto de mobiliario que tenemos en la sala como la mesa o las sillas y elegir opciones que tengan cierta relación o compartan algunas características. De no ser así, el mueble nuevo pasará a ser un artículo que genere un impacto negativo, al no quedar bien combinado y cambiar la armonía del lugar.