L'organització, l'ordre i la disciplina són tres aspectes que, si s'optimitzen correctament, donen com a resultat un augment de la concentració i la productivitat molt beneficiós per a desenvolupar qualsevol tasca. En aquest sentit, la metodologia 5S és una pràctica d'origen japonès que transformarà el teu espai de treball, fent-ho més agradable i fomentant l'eficàcia.
Aquest mètode, desenvolupat en Toyota durant la dècada de 1960, està dissenyat per a fomentar el benestar i el rendiment a través de cinc principis fonamentals: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu i Shitsuke. Què significa cadascuna de les 5S’s? Com pots implementar-les en el teu dia a dia?
.jpg)
Què signifiquen les 5S’s?
La metodologia 5S es basa en cinc principis fonamentals que corresponen a paraules japoneses:
- Seiri: Classificació.
- Seiton: Ordre.
- Seiso: Neteja.
- Seiketsu: Estandardització.
- Shitsuke: Disciplina.
Aquestes “S” representen un pas essencial per a crear un entorn de treball organitzat i productiu. Aprofundirem en cadascuna d'elles:
Seiri: classificació del necessari
El primer pas en la metodologia 5S consisteix a identificar quins elements són realment útils en el teu espai de treball i eliminar aquells que no ho són.
En aquest sentit, les preguntes que has de fer-te són del tipus: realment necessito aquest munt de documents antics en l'escriptori? Per a les pertinences que hagis de guardar, és fonamental tenir un moble que serveixi per a arxivar sense ocupar espai, com els bucks. Aquestes calaixeres es poden situar sota l'escriptori i són ideals perquè els documents estiguin organitzats i assegurances, alhora que estan sempre a l'abast.
Seiton: ordre estratègic
El Seiton se centra en l'organització dels objectes necessaris de manera estratègica per a maximitzar l'eficiència. Cada element ha de tenir un lloc específic, i aquest lloc ha de ser funcional i accessible. Aquesta organització de l'espai i l'ús del mobiliari adequat influeixen directament en la productivitat, l'harmonia i el benestar a l'hora d'utilitzar la zona de treball.
Aquest principi fomenta la simplicitat i l'ordre, i això et permet concentrar-te únicament en l'essencial. Classifica les teves pertinences i guarda sol el que uses regularment: si només tens a la vista els dispositius i arxius que uses en el teu dia a dia, no perdràs temps a buscar-los ni et distrauràs revisant materials innecessaris.
Seiso: neteja constant
La neteja diària no sols és una qüestió estètica, sinó també de salut i benestar. Aquest principi de la metodologia 5S advoca per mantenir l'espai lliure de brutícia, pols o elements que puguin causar incomoditat.
Per a això, pots dedicar entre cinc i deu minuts després de la teva jornada de treball a fer una neteja ràpida que inclogui eliminar la pols de les superfícies i l'escriptori. A llarg termini, organitzar els cables dels dispositius electrònics ajudarà a mantenir l'espai accessible per a treballar i netejar, així com minimitzar avaries i augmentar la seguretat.
Seiketsu: creació d'hàbits i rutines
El Seiketsu tracta d'establir rutines i estàndards que facilitin l'aplicació de les tres primeres “S”. La clau està a crear hàbits que mantinguin l'ordre i la neteja de manera automàtica.
Fins i tot en aquells treballs en els quals les tasques són variables, es poden establir horaris: fer pauses sempre a la mateixa hora, revisar el correu electrònic en moments determinats, etc. També pots incloure rutines a l'inici i finalització de la jornada, com a moments per a meditar o estirar i revisar l'espai de treball.
Shitsuke: millora contínua i disciplina
L'última “S” és fonamental per a entendre aquesta metodologia i aplicar-la amb èxit pel fet que promou una cultura de disciplina i millora constant. L'objectiu és convertir els principis de les 5S en part de la teva vida de manera natural, tant en el treball com en l'àmbit personal.
Fomenta l'autodisciplina establint objectius específics i verificant periòdicament els teus avanços. Tingues al cap que la metodologia 5S no és una tasca d'un sol dia, sinó un esforç constant per a mantenir l'ordre i l'eficiència en el teu espai de treball.
Beneficis d'aplicar la metodologia 5S
- Millora la productivitat: un espai ordenat elimina distraccions i facilita trobar el que necessites ràpidament, cosa que et permet concentrar-te en l'important.
- Benestar i satisfacció: treballar en un entorn net i harmoniós redueix l'estrès, la qual cosa es tradueix en una millor actitud enfront de les tasques diàries.
- Reducció de riscos: la correcta organització dels elements, especialment cables i eines, ajuda a prevenir accidents i manté els equips en bon estat.
- Aprofitament eficient de l'espai: les oficines i home offices petits es beneficien especialment d'aquest mètode, ja que maximitza cada racó disponible, creant una sensació d'amplitud i comoditat.
- Hàbits positius: la repetició de les 5S fomenta una disciplina que pot aplicar-se en altres aspectes de la teva vida, des de la gestió del temps fins a la cura personal.
Com aplicar el mètode de les 5S’s
Per a implementar aquesta metodologia en el teu dia a dia, pots seguir aquests senzills passos i exemples de les 5S’s:
- Revisa tot el que tens en el teu espai de treball, des de documents, bolígrafs, dispositius electrònics, fins a mobles. Identifica l'essencial i el prescindible.
- Segons el principi de Seiri, elimina allò que no uses regularment. Per exemple, documents que ja no necessites o dispositius que no funcionen correctament.
- Aplica Seiton col·locant els elements més usats en llocs accessibles. Pots usar safates, caixes d'emmagatzematge o fins i tot les fundes per a ordinador per a protegir els teus dispositius i mantenir-los ordenats.
- Incorpora la neteja com un hàbit seguint el principi de Seiso. Bé sigui una vegada al dia de manera ràpida, o una vegada a la setmana amb una neteja més exhaustiva.
- Basant-te en el Seiketsu, crea una rutina per a organitzar i deixar net el teu espai al final de cada dia per a facilitar i mantenir l'ordre sense esforç addicional.
- Inverteix en mobiliari ergonòmic. Escriptoris elevables, cadires ajustables i altres mobles dissenyats per al confort poden millorar significativament la teva experiència laboral.
- La metodologia 5S és un procés dinàmic. Assegura't d'avaluar i millorar constantment el teu espai, i ajusta les pràctiques i eines que utilitzes segons les teves necessitats. Per exemple, si treballes algun dia fora de casa, assegura't de portar tot el necessari en una motxilla còmoda i funcional.
Com veus, la metodologia 5S és molt més que un sistema d'organització: és una filosofia que promou l'equilibri, la productivitat i el benestar en qualsevol espai. Amb aquests exemples de les 5S’s, senzills d'aplicar en qualsevol entorn de treball, no sols s'optimitza l'entorn, sinó que també millora la qualitat de vida. És el moment de fer un gir eficaç i productiu!
